6.1 Organisatiestructuur
Onze organisatie wordt bestuurd door een tweehoofdig college van bestuur. De raad van toezicht houdt integraal en onafhankelijk toezicht op het functioneren van de organisatie en het college van bestuur.
De scholen voor primair en speciaal onderwijs worden aangestuurd door directeuren, de scholen voor voortgezet onderwijs door rectoren. Directeuren en rectoren zijn in lijn met de strategie en binnen kaders integraal verantwoordelijk voor de eigen locatie(s) en leggen hierover verantwoording af aan het college van bestuur. Lees hier meer over onze structuur.
Ons organogram:
De dagelijkse ondersteuning van onze scholen en van het college van bestuur is in handen van het ondersteuningsbureau. De ondersteuning richt zich onder andere op onderwijsinhoudelijke kwaliteit en beleidsontwikkeling, financiën, personeels- en salarisadministratie, leerlingenadministratie, HR, facilitair, huisvesting, ICT, communicatie en het bestuurssecretariaat.
6.2 Bestuur en toezicht
Samenstelling college van bestuur
Openbaar Onderwijs Groningen heeft een tweehoofdig college van bestuur. De samenstelling van het college van bestuur is in 2023 als volgt geweest:
- Mevrouw A.L. (Akkelys) Lukkes, voorzitter
- De heer H.A.U. (Herbert) de Bruijne, lid
Samenstelling raad van toezicht
De samenstelling van de raad van toezicht is in 2023 als volgt geweest:
- Mevrouw H. (Ineke) Donkervoort (voorzitter) (tot 1 juli 2023)
- Dhr. E. (Eric) van Oosterhout (voorzitter) (vanaf 1 juli 2023)
- Mevrouw M. (Maartje) Storm
- De heer K.A. (Kees) Spijk
- De heer R.J. (Roel) Bosker
- De heer S.Y. (Seerp) Leistra.
- Mevrouw J. (Janneke) Bouma-Hermes
Voor nadere toelichting op de samenstelling en werkzaamheden van de raad van toezicht klik hier.
Code goed bestuur
Wij hanteren vanuit ons lidmaatschap van de VO-raad de Code Goed Onderwijsbestuur VO. Wij richten ons op de vier principes van de code: verantwoordelijkheid, professionaliteit, integriteit en openheid. De in de code genoemde ‘pas-toe’-bepalingen passen we onder meer als volgt toe:
- We publiceren de reglementen en openbare verslagen op de website openbaaronderwijsgroningen.nl. Dit geldt onder andere voor het jaarverslag, de statuten, de samenstelling en nevenfuncties van bestuur en toezichthouders, de klachtenregeling, de klokkenluiderregeling en de integriteitscode.
- We rapporteren in ons jaarverslag over de manier waarop de evaluatie van het bestuur door intern toezicht heeft plaatsgevonden en of/hoe we deelnemen aan een vorm van collegiale bestuurlijke visitatie. De evaluatie van het bestuur door het interne toezicht heeft plaatsgevonden via de gesprekken die de remuneratiecommissie regelmatig voert met de leden van het college van bestuur. In deze gesprekken staat onder meer het individuele functioneren en de samenwerking binnen het college van bestuur centraal. Er heeft in het afgelopen jaar geen collegiale bestuurlijke visitatie plaatsgevonden.
- Onze bestuurders en toezichthouders voeren geen conflicterende nevenfuncties uit. De bestuurders zijn niet eerder toezichthouder geweest van onze organisatie. De nevenfuncties van de leden van het college van bestuur en de raad van toezicht zijn weergegeven in de bijlagen.
6.3 Medezeggenschap
Alle scholen en het ondersteuningsbureau hebben een eigen medezeggenschapsraad. Medezeggenschap van ouders, personeel en leerlingen op bovenschoolsniveau is geregeld via de gemeenschappelijke medezeggenschapsraden voor primair en voortgezet onderwijs (gmr-PO en gmr-VO). Het speciaal onderwijs is vertegenwoordigd in de gmr-PO, het ondersteuningsbureau in de gmr-VO. In de gmr-PO hebben ouders en personeelsleden zitting, in de gmr-VO hebben naast ouders en personeelsleden ook leerlingen zitting.
In 2023 hebben beide gemeenschappelijke medezeggenschapsraden zesmaal overleg gehad met het college van bestuur waarbij onder meer is gesproken over:
- Kaderbrief 2024 (advies uitgebracht)
- Begroting 2024 (advies uitgebracht)
- Jaarverslag 2022
- Bestuursformatieplan 2024-2026 (ingestemd en advies uitgebracht)
- Vakantieregeling 2024-2025 (ingestemd en advies uitgebracht)
- Examenreglement 2024-2025 (ingestemd)
Beide gemeenschappelijke medezeggenschapsraden hebben in de eerste helft van het jaar en in de tweede helft een gezamenlijke bijeenkomst met de raad van toezicht gehouden om diverse ontwikkelingen binnen de organisatie te bespreken. Bij de bijeenkomst in het najaar was het college van bestuur ook aanwezig.
De gemeenschappelijke medezeggenschapsraden hebben in het afgelopen jaar een gezamenlijke opleiding aangeboden aan alle GMR-leden. Dit is de uitvoer van het plan voor een meer gestructureerde aanpak van opleiding en scholing van leden van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraden opgesteld.
6.4 Samenwerkingsverbanden
Openbaar Onderwijs Groningen participeert met een financieel en bestuurlijk belang in de volgende samenwerkingsverbanden:
- Samenwerkingsverband PO 20.01
- Samenwerkingsverband VO 20.01 en 20.02
- Stichting Playing for Success.
In de jaarrekening lichten we onze relatie tot deze verbonden partijen nader toe.
6.5 Rechtsbescherming, gegevensbeveiliging en privacy
Afhandeling van klachten
In 2023 heeft het college van bestuur 33 meldingen, klachten, bezwaren en beroepen ontvangen (31 vorig jaar). Deze meldingen zijn door het college van bestuur in behandeling genomen. Hiervan:
- is 1 klacht doorgezet naar en behandeld door de Landelijke Klachtencommissie;
- zijn 5 klachten formeel behandeld door de Commissie van Beroep.
Commissie van Beroep
De Commissie van Beroep behandelt beroepschriften die voortkomen uit besluiten van examencommissies van de scholen voor voortgezet onderwijs. In het afgelopen jaar deden zich vijf kwesties voor die betrekking hadden op onderwerpen gerelateerd aan PTA (Programma van Toetsing en Afsluiting).
Ten opzichte van vorig jaar zien we een afname van het aantal klachten van ouders en leerlingen dat de formele klachtenprocedure heeft doorlopen (tien meldingen in 2022).
Gegevensbescherming en privacy
In 2021 is een AVG-scan uitgevoerd door een externe partij. Op basis daarvan is in 2021 een project gestart om verbeterpunten uit te voeren. In 2023 is hier een vervolg aan gegeven en is het project AVG overgegaan naar de lijnorganisatie. Binnen Openbaar Onderwijs Groningen zijn een privacy officer en een security officer aangewezen. De functionaris gegevens bescherming is extern ingevuld.
6.6 Risicomanagement
In het kader van risicomanagement is een inventarisatie gemaakt van de belangrijkste risico’s, de kwantificering daarvan en de aanwezige beheersmaatregelen die de risico’s ondervangen en/of beperken. Uit deze inventarisatie komen de volgende belangrijke risico’s:
| Nr. | Categorie | Omschrijving | Kans | Min | Max | Beheersmaatregelen |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Strategisch | Onvoorzienbare en onbeheersbare fluctuatie in leerlingaantallen | 50% | €750.000 | €1.000.000 | Opstellen meerjarenprognoses leerlingaantallen. Analyse ontwikkeling leerlingaantallen en hierop anticiperen. |
| 2 | Strategisch | Financiële gevolgen van beëindiging arbeidsrelatie ter voorkoming van een geschil of om een bestaand geschil op te lossen (o.a. arbeidsconflicten) | 70% | €300.000 | €500.000 | Gesprekkencyclus, dossiervorming, flexibele schil, medewerkersonderzoek. |
| 3 | Strategisch | Instabiliteit in bekostiging | 30% | €1.500.000 | €2.000.000 | Flexibiliteit in personeel. Aandacht voor strategische personeelsplanning |
| 4 | Financiële positie | Onvolledige indexatie van bekostiging | 70% | €1.500.000 | €2.000.000 | Flexibiliteit in personeel. Maandelijkse rapportages en sturing op kosten. |
| We zijn aangesloten bij netwerken waardoor we goed en vroeg op de hoogte zijn van verwachte ontwikkelingen. | ||||||
| 5 | Operationeel | Hoger dan begrote kosten voor ziektevervanging | 30% | €1.000.000 | €1.500.000 | RI&E, medewerkersonderzoek en verzuimtraining voor leidinggevenden. |
| 6 | Strategisch | Arbeidsmarkt-schaarste, hoger dan begrote lasten door het moeilijk kunnen vervullen van vacatureruimte | 10% | €50.000 | €150.000 | Intern mobiliteitsbeleid, wervingscampagnes, binden van LIO’s. |
| 7 | Strategisch | Financiële gevolgen van kwetsbaarheid ICT-beveiliging (cyberrisico's) | 50% | €300.000 | €500.000 | Aandacht voor beveiligingsbeleid. Doorvoeren maatregelen ICT security. |
| 8 | Divers | Restrisico's | 30% | €500.000 | €750.000 | Diverse maatregelen |
| 9 | Operationeel | Uitvoeringsrisico in de bedrijfsvoering (vaste voet) | 100% | €3.000.000 | €4.000.000 | Interne rapportagecyclus. Aandacht voor financiële kennis bij schoolleiders. AO voor kritische processen op orde. |
Naast bovenstaande kwantificeerbare risico's onderkennen we nog de volgende kwalitatieve risico's:
| Nr. | Categorie | Omschrijving | Beheersmaatregelen |
|---|---|---|---|
| 1 | Wet- en regelgeving | Niet voldoen aan wet- en regelgeving, o.a.: - Wet Normering Topinkomens - Aanbestedingswet - subsidievoorwaarden |
WNT: Wij volgen de CAO PO, VO en bestuurders. Jaarlijks bepalen we vooraf de WNT-klasse en maken we een berekening of de loonkosten van topfunctionarissen en overige functionarissen hierbinnen blijven. Aanbestedingswet: 2 maal per jaar voeren we een spendanalyse uit waarin beoordeeld wordt of we binnen de tolerantie van rechtmatigheid blijven. We hebben een aanbestedingskalender waarin wordt bijgehouden welke aanbestedingen lopen en in de toekomst moeten worden uitgevoerd. Subsidievoorwaarden: voor aanvraag van de subsidie beoordelen we de specifieke voorwaarden en of we hier aan kunnen voldoen. We richten de administratie in binnen deze voorwaarden. |
| 2 | Verslaggeving | Niet voldoen aan verslaggevingsverplichtingen: - Jaarverslag - Specifieke onderwerpen - Subsidievoorwaarden |
Interne toets aan de hand van checklist, bijwonen netwerkvergaderingen en aansluiting op nieuwsbrieven van overheden en controlerende instanties. Subsidievoorwaarden: voor aanvraag van de subsidie beoordelen we de specifieke voorwaarden en of we hier aan kunnen voldoen. We richten de administratie in binnen deze voorwaarden. |
Indien significante gebeurtenissen zich voordoen die financiële impact hebben, wordt hierover gerapporteerd in de maandelijkse rapportage aan het CvB en de viermaandsrapportage aan de Raad van Toezicht. In 2023 hebben zich geen risico’s voorgedaan die niet waren begroot en waarvoor de risicobuffer moet worden aangesproken. De gebruikelijke factoren zoals aanbesteding, fluctuatie leerlingaantallen en ziekteverzuim waren in 2023 van een zodanige omvang dat dit geen risico vormt voor de bedrijfsvoering.
In 2024 wordt het bestaande interne controleplan verder ontwikkeld. Zo wordt meer aandacht gegeven aan de het inzichtelijk maken van de belangrijkste risico’s en de opzet, het bestaan en de werking van relevante beheersmaatregelen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het 3 lines of Defence model, waarbij Concern control een belangrijke rol speelt bij uitvoering van de 3e verdedigingslijn.
