7 Verslag raad van toezicht

In 2023 is een vervolg gegeven aan het werken aan hoogwaardig openbaar onderwijs voor alle leerlingen in de stad Groningen. Een belangrijke stap die hierin is gezet, is de ontwikkeling van een nieuwe strategische koers voor de komende vier jaar. Met deze koers geeft het college van bestuur richting aan de organisatie en de uitwerking van de strategie. Dit kan niet zonder de gepassioneerde en toegewijde medewerkers van Openbaar Onderwijs Groningen. Ook vanuit de raad van toezicht is hier veel waardering voor.

Het verslag van de raad van toezicht 2023 geeft een overzicht van de belangrijkste bespreekpunten, besluiten en resultaten van het afgelopen jaar. Naast de komst van de nieuwe koers, heeft de raad van toezicht aandacht besteed aan onder andere de financiële positie van de organisatie, de onderwijskwaliteit, de personele bezetting en het onderwijslandschap.

Namens de hele de raad van toezicht spreek ik mijn dank uit aan alle betrokkenen die hebben bijgedragen aan de prachtige resultaten van Openbaar Onderwijs Groningen in 2023!

Met vriendelijke groet,

Eric van Oosterhout

Voorzitter raad van toezicht

Invulling van het toezicht
De raad van toezicht heeft drie rollen: toezicht op het college van bestuur en de besturing van de organisatie, adviseur van het college van bestuur en werkgever van het college. Met het toezicht toetst de raad van toezicht of het college van bestuur de maatschappelijke doelstelling als verwoord in de missie en visie van Openbaar Onderwijs Groningen realiseert en de geformuleerde kernwaarden bewaakt. Ook houdt de raad toezicht op een doelmatige besteding van de financiën. De taken, bevoegdheden en profielkenmerken van de raad van toezicht zijn vastgelegd in de statuten en reglementen. Deze zijn te vinden op de website. De raad van toezicht is samengesteld uit mensen met verschillende kennis, ervaring, achtergrond en netwerk zodat zij samen het vermogen hebben goed toezicht te houden op een complexe organisatie als Openbaar Onderwijs Groningen en adviseur van het college van bestuur kunnen zijn. Verder is er bij de samenstelling voor gezorgd dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren ten opzichte van elkaar, het college van bestuur en welk deelbelang dan ook.

Samenstelling van de raad van toezicht 
In 2023 bestond de raad van toezicht uit de volgende leden:

• De heer Eric Van Oosterhout, voorzitter (per 1 juli 2023)
• Mevrouw Ineke Donkervoort, voorzitter (tot 1 juli 2023)
• De heer Roel Bosker, vicevoorzitter 
• Mevrouw Maartje Storm
• De heer Kees Spijk 
• De heer Seerp Leistra 
• Mevrouw Janneke Bouma-Hermes 

Klik hier voor het rooster van aftreden.

De raad van toezicht heeft drie commissies die voorbereidend zijn voor de bespreking van onderwerpen in de raad van toezicht: de commissie onderwijs & kwaliteit, de auditcommissie en de commissie remuneratie & governance. De commissies bieden ruimte om dieper op onderwerpen in te gaan. Besluitvorming dient altijd in de voltallige raad van toezicht plaats te vinden. De commissie remuneratie & governance is voorbereidend op de werkgeversfunctie van de raad van toezicht en voert in dat kader functionerings- en voortgangsgesprekken met het college van bestuur. Verder ziet deze commissie er specifiek op toe dat de governance voldoet aan wet- en regelgeving en effectief is in het realiseren van de doelstelling van de organisatie. De commissie onderwijs & kwaliteit gaat dieper in op de kwaliteit van het onderwijs bij Openbaar Onderwijs Groningen, het kwaliteitssysteem en het HR-beleid. De auditcommissie behandelt onderwerpen die betrekking hebben op financieel beleid, control, ICT, huisvesting en aanbestedingen. 

De commissies hadden in 2023 de volgende samenstelling: 

Commissie onderwijs & kwaliteit:

• Maartje Storm, voorzitter
• Roel Bosker
• Ineke Donkervoort (tot 1 juli 2023)

Auditcommissie: 

• Kees Spijk, voorzitter
• Janneke Bouma-Hermes 

Commissie remuneratie & governance: 

• Seerp Leistra, voorzitter,
• Eric van Oosterhout (per 1 juli 2023)
• Ineke Donkervoort (tot 1 juli 2023)

Vergaderingen en bijeenkomsten
In 2023 heeft de raad van toezicht zes keer vergaderd: 8 februari, 5 april, 7 juni, 20 september, 10 november en 13 december. Deze vergaderingen waren in het bijzijn van het college van bestuur en vonden plaats op het ondersteuningsbureau van Openbaar Onderwijs Groningen. 

De raad heeft in 2023 de volgende voorstellen en documenten vastgesteld of goedgekeurd: 

• Bestuursverslag en jaarrekening 2022
• Koersplan Openbaar Onderwijs Groningen 2023 - 2027
• Kaderbrief 2024 
• Begroting 2024
• WNT-norm 
• Vergoeding van de leden raad van toezicht 
• Gewijzigde statuten en reglementen stichting Openbaar Onderwijs Groningen
• Start Europese aanbesteding leermiddelen voortgezet onderwijs
• Treasurystatuut 
• Benoemen nieuwe accountant

Daarnaast zijn tijdens de vergaderingen onder meer de volgende onderwerpen besproken:

• Viermaandsrapportages
• Voortgang prioriteiten 2023 en prioriteiten 2023 - 2024
• Managementletter
• VO-landschap

Binnen alle onderwerpen die de aandacht vragen zijn hoofdonderwerpen voor de raad van toezicht de kwaliteit van het onderwijs en wat betreft de financiën de doelmatige en rechtmatige besteding van middelen en de financiële positie. De raad van toezicht toets hierbij of de uitgaven bijdragen aan het realiseren van de doelen en of aan de langere termijn doelen middelen zijn gekoppeld in de meerjarenbegroting. Aan de hand van de viermaandsrapportage wordt de voortgang van de doelen in relatie tot de inzet van middelen gemonitord, geëvalueerd en waar nodig bijgestuurd.

De in de vergadering van de raad van toezicht besproken onderwerpen worden voorbereid door respectievelijk de commissie onderwijs & kwaliteit, de commissie remuneratie & governance en de auditcommissie. Per jaar formuleert de raad van toezicht een aantal onderwerpen waarover de raad van toezicht nadrukkelijker informatie wil ontvangen van het college van bestuur of eventueel externe deskundigen. Ten behoeve van de toezichtrol krijgt de raad van toezicht informatie van het college van bestuur via formele rapportages en informele contacten. 

De raad van toezicht baseert zich in het toezicht niet alleen op de informatie van het college van bestuur. Ten aanzien van financiën & control heeft de concern controller een specifieke positie en is er de toets van de onafhankelijk accountant. Voor de kwaliteit van onderwijs is het toezicht van de Inspectie een belangrijke bron van informatie. Ten behoeve van de beoordeling van het functioneren van het college van bestuur wint de raad van toezicht informatie in bij een delegatie van managers, directeuren en rectoren (direct reports). 

Verder woont een delegatie van de raad van toezicht doorgaans bijzondere gebeurtenissen bij en bezoekt de raad jaarlijks een aantal scholen. Ten slotte krijgt de raad van toezicht informatie uit het overleg met de GMR’s en uit het eigen netwerk van de leden. De raad van toezicht krijgt voldoende informatie om de toezichthoudende rol uit te kunnen oefenen.

Auditcommissie 
De auditcommissie heeft in 2023 viermaal vergaderd. Daarin zijn de volgende onderwerpen besproken: 

• Jaarrekening 2022, bestuursverslag en resultaatbestemming 
• Verslag bevindingen accountant 
• Begroting 2024 en managementletter 
• Kaderbrief 2024 en begrotingsproces 
• Financiële positie en meerjarenbegroting 
• WNT-norm 
• Kwartaalrapportages/viermaandsrapportage
• Aanbestedingskalender en rol raad van toezicht daarbij 
• Voortgang ICT 
• Strategisch huisvestingsplan
• Europese aanbesteding Accountantsdiensten

De auditcommissie heeft met het college van bestuur overleg gehad over de vaste onderdelen zoals de begroting en de jaarrekening. Daarnaast is uitvoerig gesproken over het strategisch huisvestingsplan.  

Commissie onderwijs & kwaliteit 
De commissie onderwijs & kwaliteit heeft in 2023 viermaal vergaderd. Tijdens de vergaderingen zijn de volgende onderwerpen besproken: 

• Herstelopdracht Montessori Vaklyceum
• Aangepast inspectiekader
• Onderwijsresultaten
• Aanmeldcijfers voortgezet onderwijs en leerlingenaantallen 
• Viermaandsrapportages
• Strategisch HR-beleid 2022 - 2024
• Klachtenrapportage 
• Nieuwkomersonderwijs

Het belangrijkste onderwerpen voor de commissie in 2023 betroffen de herstelopdracht voor het MVL en het aangepaste inspectiekader.

Commissie remuneratie & governance 
De remuneratie en governance commissie heeft in 2023 viermaal vergaderd. De remuneratiecommissie heeft aandacht besteed aan de volgende onderwerpen: 

• Toezichtsplan 2023
• Prestatieafspraken en manier van beoordelen college van bestuur 
• Actualisering van de governance documenten 
• Wijziging statuten en protocol werkafspraken gemeente
• Gewijzigd rooster van aftreden
• Samenwerking met de GMR’s (inclusief visie op medezeggenschap)

Belangrijkste issue voor de commissie in 2023 was de opvolging van de voorzitter van de raad van toezicht en de statutenwijziging. 

Contacten met de GMR’s 
In 2023 is een vervolg gegeven aan de cyclus van halfjaarlijkse overleggen tussen de raad van toezicht en de GMR’s. In het voorjaar en het najaar sprak de raad van toezicht met de GMR's. Aan de orde kwamen diverse actuele onderwerpen en ontwikkelingen binnen de organisatie en het functioneren van bestuur, toezicht en medezeggenschap.