7. Verslag raad van toezicht

2022 was een jaar waarin Openbaar Onderwijs Groningen zich is blijven inzetten voor hoogwaardig openbaar onderwijs voor alle leerlingen in de stad Groningen. Met gepassioneerde en toegewijde medewerkers, is de missie om een veilige, inspirerende en uitdagende leeromgeving te bieden aan al onze leerlingen, kracht bijgezet.

Het verslag van de raad van toezicht 2022 geeft een overzicht van de belangrijkste bespreekpunten, besluiten en resultaten van het afgelopen jaar. Hierbij hebben we aandacht besteed aan onder andere de onderwijskwaliteit, de financiële positie van de organisatie, de personele bezetting en de strategische doelstellingen.

Graag wil ik namens de raad van toezicht onze dank uitspreken aan alle medewerkers, leerlingen, ouders, samenwerkingspartners en andere betrokkenen die hebben bijgedragen aan de successen van Openbaar Onderwijs Groningen in 2022. Samen hebben we mooie resultaten behaald en kijken we uit naar een succesvolle toekomst.

Met vriendelijke groet,

Ineke Donkervoort

Voorzitter raad van toezicht

De raad van toezicht heeft drie rollen: toezicht op het college van bestuur en de besturing van de organisatie, adviseur van het college van bestuur en werkgever van het college. Met het toezicht toetst de raad van toezicht of het college van bestuur de maatschappelijke doelstelling als verwoord in de missie en visie van Openbaar Onderwijs Groningen realiseert en de geformuleerde kernwaarden bewaakt. Ook houdt de raad toezicht op een doelmatige besteding van de financiën. De taken, bevoegdheden en profielkenmerken van de raad van toezicht zijn vastgelegd in de statuten en reglementen. Deze zijn te vinden op de website. De raad van toezicht is samengesteld uit mensen met verschillende kennis, ervaring, achtergrond en netwerk zodat zij samen het vermogen hebben goed toezicht te houden op een complexe organisatie als Openbaar Onderwijs Groningen en adviseur van het college van bestuur kunnen zijn. Verder is er bij de samenstelling voor gezorgd dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren ten opzichte van elkaar, het college van bestuur en welk deelbelang dan ook.

In 2022 bestond de raad van toezicht uit de volgende leden:

• Mevrouw H. (Ineke) Donkervoort (voorzitter)
• De heer R. (Roel) Bosker (vicevoorzitter)
• Mevrouw M. (Maartje) Storm
• De heer K. (Kees) Spijk
• De heer S.Y. (Seerp) Leistra
• Mevrouw J.C. (Janine) Meins (tot 1 oktober 2022)
• Mevrouw J. (Janneke) Bouma-Hermes 

Klik hier voor het rooster van aftreden. 

De raad van toezicht heeft drie commissies die voorbereidend zijn voor de bespreking van onderwerpen in de raad van toezicht: de commissie onderwijs & kwaliteit, de auditcommissie en de commissie remuneratie & governance. De commissies bieden ruimte om dieper op onderwerpen in te gaan. Besluitvorming dient altijd in de voltallige raad van toezicht plaats te vinden. De commissie remuneratie & governance is voorbereidend op de werkgeversfunctie van de raad van toezicht en voert in dat kader functionerings- en voortgangsgesprekken met het college van bestuur. Verder ziet deze commissie er specifiek op toe dat de governance voldoet aan wet- en regelgeving en effectief is in het realiseren van de doelstelling van de organisatie. De commissie onderwijs & kwaliteit gaat dieper in op de kwaliteit van het onderwijs bij Openbaar Onderwijs Groningen, het kwaliteitssysteem en het HR-beleid. De auditcommissie behandelt onderwerpen die betrekking hebben op financieel beleid, control, ICT, huisvesting en aanbestedingen. De commissies hadden in 2022 de volgende samenstelling:

Commissie onderwijs & kwaliteit:

• Maartje Storm (voorzitter)
• Roel Bosker (waarnemend voorzitter)
• Janine Meins (tot 1 oktober, daarna vervangen door Ineke Donkervoort)

Auditcommissie

• Kees Spijk (voorzitter)
• Janneke Bouma-Hermes

Commissie remuneratie & governance

• Seerp Leistra (voorzitter)
• Ineke Donkervoort

In 2022 heeft de raad van toezicht zes keer vergaderd: 4 februari, 1 april, 17 juni, 21 september, 2 november en 14 december. Deze vergaderingen waren in het bijzijn van het college van bestuur en vonden plaats op het ondersteuningsbureau van Openbaar Onderwijs Groningen met uitzondering van de vergadering van 1 april (via MS Teams).

Tijdens de vergaderingen zijn onder meer de volgende onderwerpen besproken:

• Viermaandsrapportage
• Voortgang prioriteiten 2022
• Uitkomsten medewerkersonderzoek
• Voortgang herstelopdracht Zicht op de Onderwijskwaliteit
• Rapportage audit informatiebeveiliging en privacy
• Managementletter
• Strategisch huisvestingsplan
• Strategisch HR-beleid
• Ontwikkelingen Meerstad (landschap voortgezet onderwijs)

De raad heeft in 2022 de volgende voorstellen en documenten vastgesteld of goedgekeurd:

• Toezichtsvisie
• Toezichts- en toetsingskader
• Jaarverslag en jaarrekening 2021
• Kaderbrief 2023
• Begroting 2023
• WNT-norm
• Reguliere aanpassing van de vergoedingen van de leden raad van toezicht
• Gewijzigde statuten en reglementen stichting Openbaar Onderwijs Groningen

Binnen alle onderwerpen die de aandacht vragen zijn hoofdonderwerpen voor de raad van toezicht de kwaliteit van het onderwijs en wat betreft de financiën de doelmatige en rechtmatige besteding van middelen en de financiële positie. De raad van toezicht toets hierbij of de uitgaven bijdragen aan het realiseren van de doelen en aan de langere termijn doelen middelen zijn gekoppeld in de meerjarenbegroting. Aan de hand van de viermaandsrapportage wordt de voortgang van de doelen in relatie tot de inzet van middelen gemonitord, geëvalueerd en waar nodig bijgestuurd.

De in de vergadering van de raad van toezicht besproken onderwerpen worden voorbereid door respectievelijk de commissie onderwijs & kwaliteit, de commissie remuneratie & governance en de auditcommissie. Per jaar formuleert de raad van toezicht een aantal onderwerpen waarover de raad van toezicht nadrukkelijker informatie wil ontvangen van het college van bestuur of eventueel externe deskundigen.

Naast de reguliere vergaderingen heeft de raad van toezicht elk jaar ook een aantal vergaderingen zonder het college van bestuur. In die vergaderingen wordt aandacht besteed aan het eigen functioneren en dat van het college van bestuur.

In 2022 heeft de raad van toezicht de toezichtvisie, het toezicht- en toetsingskader en de toezichtskalender vastgesteld.

Ten behoeve van de toezichtrol krijgt de raad van toezicht informatie van het college van bestuur via formele rapportages en informele contacten. De raad van toezicht baseert zich in het toezicht niet alleen op de informatie van het college van bestuur. Ten aanzien van financiën & control heeft de concern controller een specifieke positie en is er de toets van de externe accountant. Voor de kwaliteit van onderwijs is het toezicht van de Inspectie een belangrijke bron van informatie. Ten behoeve van de beoordeling van het functioneren van het college van bestuur wint de raad van toezicht informatie in bij een delegatie van managers, directeuren en rectoren (direct reports). Verder woont een delegatie van de raad van toezicht doorgaans bijzondere gebeurtenissen bij en bezoekt de raad jaarlijks een aantal scholen.

Ten slotte krijgt de raad van toezicht informatie uit het overleg met de GMR’s en uit het eigen netwerk van de leden. De raad van toezicht krijgt voldoende informatie om de toezichthoudende rol uit te kunnen oefenen.

Auditcommissie
De auditcommissie heeft in 2022 viermaal vergaderd. Daarin zijn de volgende onderwerpen besproken:

• Jaarrekening 2021, jaarverslag en resultaatbestemming
• Verslag bevindingen accountant
• Begroting 2023 en managementletter
• Kaderbrief 2023 en begrotingsproces
• Financiële positie en meerjarenbegroting
• WNT-norm
• Kwartaalrapportages/viermaandsrapportage
• Aanbestedingskalender en rol raad van toezicht daarbij
• Nulmeting AVG
• Voortgang ICT
• Strategisch huisvestingsplan

De auditcommissie heeft met het college van bestuur overleg gehad over de vaste onderdelen zoals de begroting en de jaarrekening. Daarnaast is uitvoerig gesproken over het strategisch huisvestingsplan.

Commissie onderwijs & kwaliteit
De commissie onderwijs & kwaliteit heeft in 2022 viermaal vergaderd. Tijdens de vergaderingen zijn de volgende onderwerpen besproken:

• Herstelonderzoek bestuur en scholen van Onderwijsinspectie en themaonderzoek Covid-19
• Besteding NPO-middelen
• Verbeterplan/Plan van aanpak Zicht op kwaliteit
• Aanmeldcijfers voortgezet onderwijs en leerlingenaantallen 2021
• Kwartaalrapportages
• IKC-vorming
• Strategisch beleid en prioriteiten 2022
• Strategisch HR-beleid
• Analyse en aanpak lerarentekort
• Analyse en aanpak ziekteverzuim
• Klachtenrapportage

Het belangrijkste onderwerp voor de commissie in 2022 betrof de herstelopdracht van de Inspectie van het Onderwijs en het verbeterplan gericht op het realiseren van de herstelopdracht in juni 2022.

Commissie remuneratie & governance
De remuneratie en governance commissie heeft in 2022 vijfmaal vergaderd. De remuneratiecommissie heeft aandacht besteed aan de volgende onderwerpen:

• Prestatieafspraken en manier van beoordelen college van bestuur
• Declaratie- en faciliteitenregeling met college van bestuur
• Actualisering van de governance documenten
• Wijziging statuten en protocol werkafspraken gemeente
• Gewijzigd rooster van aftreden
• Samenwerking met de GMR’s 

Belangrijkste issue voor de commissie in 2022 was de actualisering van een groot aantal governance documenten. Er is een forse inhaalslag geleverd en de meest relevante reglementen zijn weer up-to-date en up-to-standard. 

Contacten met de gemeente
In 2022 heeft een delegatie van de raad van toezicht en het college van bestuur een gesprek gevoerd met de wethouder van onderwijs van de gemeente Groningen. Daarbij is gesproken over de resultaten van het inspectieonderzoek, de aanpak van de noodzakelijke verbeteringen en over de gewijzigde statuten en werkafspraken met de gemeente.

Contacten met de GMR’s
In 2022 is een vervolg gegeven aan de cyclus van halfjaarlijkse overleggen tussen de raad van toezicht en de GMR’s. In het voorjaar en het najaar sprak de raad van toezicht met de beide gremia afzonderlijk. Aan de orde kwamen diverse actuele onderwerpen en ontwikkelingen binnen de organisatie en het functioneren van bestuur, toezicht en medezeggenschap. Verder heeft een delegatie van de raad gesproken met de GMR’s tijdens enkele reguliere (online) vergaderingen van de GMR’s.